تتركز أهمية هذا الإجراء في تحقيق السيطرة الكاملة على وثائق وسجلات إدارة جودة المختبرات التعليمية، بدءًا من التصديق الأولي ومرورًا بالتحديث والتعديل والتداول المنظم، وصولًا إلى سهولة التعرف عليها ومنع استخدام النسخ القديمة. كما يحدد هذا الإجراء بوضوح مسؤوليات السجلات ومدد حفظها، وذلك لضمان توفر وثائق ومعلومات مصدقة وحديثة لجميع الأطراف المعنية بجودة نتائج التجارب، والتأكد من مطابقة السجلات لمعايير المختبرات الجيدة، وتحديد أي حالات عدم مطابقة. يشمل نطاق هذا الإجراء جميع الوثائق الفنية والسجلات الناشئة عن إدارة جودة المختبرات.